1. Structurer la thèse pour faciliter sa diffusion

1.1 Format de saisie

Le texte est saisi sur ordinateur. Il est préconisé d'utiliser un logiciel largement diffusé, et en tout état de cause compatible avec les formats RTF ou TeX. L'usage d'un modèle de document pour les logiciels compatibles avec RTF est fortement recommandé.

1.2 L'usage d'un modèle de document

Comme aide à la structuration est proposé un modèle de document, qui permet d'identifier les différents éléments syntaxiques d'un document. C'est un outil suffisamment générique pour être utilisé quel que soit le domaine de recherche.
Son usage présente des avantages non négligeables :

• Il offre une aide à la rédaction, en permettant de visualiser et de manipuler directement le plan de la thèse.
• Il favorise également l'édition d'un document homogène, par manipulation simple des attributs typographiques de la thèse.
• Enfin, un document correctement structuré est plus facilement traité et plus rapidement diffusé.
  La structure de la thèse doit être la suivante :
  
  SIGNALEMENT
  
  Page de titre
  Elle doit mentionner :
• le nom de l'établissement (éventuellement accompagné de celui d'une composante : école doctorale, UFR, institut, laboratoire) qui délivre le grade de docteur
• le type de doctorat
• la discipline dans laquelle est soutenue la thèse
• le nom de l'auteur
• le titre de la thèse
• le nom du directeur de recherche
• la date de soutenance
• les noms des membres du jury.
  
  Autres éléments de signalement :
  
• le résumé en français
• le titre en anglais
• le résumé en anglais
• les mots clés en français
• les mots clés en anglais

l'intitulé et l'adresse de l'unité ou du laboratoire où la thèse a été préparée

PAGES LIMINAIRES
Celles-ci peuvent comporter une dédicace, un épigraphe, des remerciements.

TABLE DES MATIERES
La table des matières est la liste des titres de chapitres (divisions et subdivisions avec leur numéro) accompagnés de leurs numéros de page. Elle est placée de préférence en début de document, après la page de titre et les remerciements. La liste des documents placés en annexe à la thèse doit être donnée à la fin de la table des matières. La table des matières peut être suivie de tables particulières : figures, illustrations, etc.
Quand la thèse regroupe un ensemble de documents, la liste doit en être donnée, qui se substitue à la table des matières.

CORPS DE LA THESE
La thèse est divisée en ensembles hiérarchisés. Par exemple : parties subdivisées en chapitres, chapitres composés de sous chapitres, eux-mêmes composés de paragraphes.
Les notes sont générées de manière automatique.

SOURCES
Les sources comprennent :

• les sources primaires, composées de documents de première main (ex. archives écrites ou imprimées .) auxquelles il est fait référence dans la thèse.
• les sources secondaires : documents donnés comme information bibliographique supplémentaire, et énumérés dans une liste dite " Bibliographie ".

ANNEXES
Des documents utilisés pour la rédaction peuvent être proposés en annexe, tels une édition de texte, un protocole d'enquête, un résumé d'expérience .
En faire une liste en table des matières (voir ci-dessus).

INDEX
Un index général ou des index thématiques (de noms propres .) peuvent être élaborés. Ils doivent en tout état de cause être générés de façon automatique.
Un exemple de modèle de document est proposé en Annexe 1, dont l'utilisation sera expliquée plus précisément au cours de séances de formation à la rédaction de thèse qui se tiendront dans chaque établissement.


2. Présenter la thèse pour favoriser sa lisibilité
Les recommandations qui suivent ont pour but de spécifier et compléter les directives de la norme AFNOR Z 41-006 pour la présentation des thèses en vue de faciliter leur lisibilité, leur identification et leur diffusion.
Les thèses sont diffusées telles qu'elles sont reçues : il n'y a ni mise en page ni nouvelle saisie. C'est pourquoi il est nécessaire de veiller à la bonne présentation comme à la correction orthographique.

2.1 Règles de présentation générale Afin d'assurer une bonne impression de la thèse, il est recommandé de :

• justifier le texte
• choisir un caractère de bonne lisibilité d'une taille suffisante : 12 points en moyenne
• taper le texte avec un interligne simple ; il peut être agrandi

laisser une marge de 2,5 cm à gauche et à droite, 1,5 cm minimum en haut, 2 cm minimum en bas

2.2 Page de titre
Elle doit mentionner : - le nom de l'établissement (éventuellement accompagné de celui d'une composante : école doctorale, UFR, institut, laboratoire) qui délivre le grade de docteur. Le nom de l'université doit apparaître sous sa forme administrative ; on peut lui adjoindre le nom qu'elle s'est donné :
exemple :
UNIVERSITE STRASBOURG 3 - ROBERT SCHUMAN
Université Strasbourg 3 est le nom administratif
Robert Schuman est le nom qu'elle s'est donné.

• le type de doctorat
• la discipline dans laquelle est soutenue la thèse
• le nom de l'auteur. C'est le nom sous lequel sera signalée la thèse ; il ne doit pas varier car il est une clé d'accès. Il sera saisi en majuscules. Pour les femmes mariées, la règle administrative (Circulaire du 28 juin 1986 : Dénomination des personnes dans les documents administratifs) veut que soit utilisé d'abord le nom patronymique, suivi éventuellement du nom de femme mariée. Les deux noms sont indexés et interrogeables dans le catalogue. Les mentions "épouse" ou "née" ne doivent pas être utilisées.
• Pour qu'il n'y ait pas de confusion possible entre les nom et prénom de l'auteur, en particulier dans le cas des noms étrangers, le prénom sera saisi en minuscules.
• le titre de la thèse. Une thèse est d'autant mieux diffusée qu'elle est aisément repérable. Il est donc important que le titre apporte une information précise et pertinente. Chaque mot significatif du titre est indexé et interrogeable dans le catalogue.
• le nom du directeur de la thèse. Inscrire son nom en majuscules et son prénom en minuscules. S'il y a deux directeurs, retenir le directeur principal. Pour les thèses qui sont soutenues dans le cadre d'une procédure de co-tutelle entre établissements français et étrangers (arrêté du 18 janvier 1994), utiliser "/" pour séparer les noms des deux directeurs de thèse.
• la date de soutenance
• les noms des membres du jury
  
  2.3 Autres éléments de signalement
  
• le résumé en français. Le résumé doit comporter au maximum 1000 caractères, espaces compris, soit environ 120 mots. Il doit être précis et permettre de comprendre comment le sujet est abordé. Il sera utile pour repérer la thèse à partir du vocabulaire de l'auteur, en complément des mots clés.
• le titre en anglais
• le résumé en anglais pour le signalement de la thèse dans des bases de données internationales. Il doit comprendre au maximum 1000 caractères, espaces compris, soit environ 120 mots.
• les mots clés en français. L'étudiant en accord avec son directeur choisit les mots clés en fonction de leur pertinence ou de la terminologie en vigueur dans la discipline. Ils aideront les bibliothèques à indexer la thèse d'après les répertoires de mots clés en usage dans les catalogues collectifs (dont le Sudoc). La bibliothèque de l'université peut également aider l'auteur à les définir.
• Les mots clés en anglais.
• l'intitulé et l'adresse de l'unité où la thèse a été préparée ou du laboratoire de rattachement.
  
  2.4 Graphiques, tableaux, cartes, photographies, documents multimedia
  Les graphiques, tableaux, cartes, etc. sont soit créés à partir d'un logiciel spécifique, soit numérisés par les services de l'établissement pour créer la copie numérique de la thèse. Dans toute la mesure du possible, les documents photographiques doivent être nettement contrastés. Les photographies en couleurs doivent être de bonne qualité. Si elles ne sont pas prises par un appareil photographique numérique, elles doivent être numérisées.
  Concernant les documents multimedia fournis avec la thèse, il est fortement recommandé d'utiliser des formats normalisés et ouverts tels que :

• JPEG, PNG ou VML pour les graphiques
• MP-3 pour les documents sonores
• MPEG pour les vidéos.

2.5 Bibliographie
Le candidat présentera les différentes sources auxquelles il a eu recours d'une manière claire, cohérente, ordonnée, conforme aux normes en vigueur et aux usages de la discipline. Il peut aussi prendre conseil auprès de la bibliothèque. [Des propositions sont présentées à titre indicatif ci-après en annexe 2 de ce guide.]

2.6 Numérotation des pages
La pagination doit commencer dès la page de titre, être continue et englober annexes, illustrations, tableaux, bibliographie...



3. Le dépôt de la thèse
Durant la période de transition entre le dispositif ancien (exclusivement sur papier) et le dispositif nouveau (électronique), les établissements ont la possibilité de mettre en place deux types de dépôts:

- Le dépôt mixte (papier + électronique)

- Le dépôt électronique



Dans l'un et l'autre cas, il appartient au doctorant de signer le formulaire d'enregistrement de thèse soutenue.
Il devra en particulier autoriser ou non la diffusion de sa thèse en texte intégral sur Internet, sous la responsabilité de l'établissement de soutenance. Cette autorisation, qui ne confère à l'établissement aucune exclusivité, est révocable. (Le modèle de ce formulaire figure en annexe 4).

3.1 Le dépôt mixte

C'est le type de dépôt choisi par l'Université Robert Schuman

3.1.1 Avant la soutenance

Au moins un mois avant la soutenance, le doctorant dépose au service du doctorat :

• Des exemplaires sur papier : aux deux exemplaires destinés à la bibliothèque, il convient d'en ajouter autant que de membres du jury.
• Un exemplaire sous forme électronique. Ce dépôt est effectué suivant les modalités définies par l'établissement (disquette, cédérom, envoi d'un fichier par ftp ou par messagerie électronique). Il convient de procéder au dépôt de tous les fichiers composant la thèse : fichiers de texte, fichiers d'illustrations (image, vidéo, son), polices particulières de caractères, logiciels développés. Les éventuelles modifications apportées au modèle de document doivent être indiquées.
  Le doctorant doit s'engager sur la conformité des versions électronique et sur papier, à charge pour l'établissement de vérifier la lisibilité des documents déposés.

3.1.2. Après la soutenance

Si lors de la soutenance le jury a demandé des corrections, le nouveau docteur dispose d'un délai de trois mois pour y procéder. La thèse corrigée fait l'objet d'un dépôt mixte dans les mêmes conditions que ci-dessus.

3.2 Le dépôt électronique

3.2.1 Avant la soutenance

Au moins un mois avant la soutenance, le candidat dépose au service du doctorat une version complète de sa thèse sous forme électronique (fichiers de texte, fichiers multimédia, polices particulières de caractères, etc.). Les éventuelles modifications apportées au modèle de document doivent être indiquées.
Les versions sur papier nécessaires au jury ou pour la conservation sous forme traditionnelle pour la bibliothèque sont éditées par les soins de l'établissement.

3.2.2 Après la soutenance

Comme dans le cas du dépôt mixte, les corrections demandées par le jury sont effectuées dans un délai de trois mois et entraînent un nouveau dépôt électronique.



4. La diffusion et l'archivage de la thèse

4.1 Signalement

Toute thèse est signalée :

• dans le catalogue de la bibliothèque de l'établissement de soutenance
• dans le catalogue collectif des établissements d'enseignement supérieur (Système universitaire de documentation, Sudoc) accessible à l'adresse http://www.sudoc.abes.fr.
  
  Elle gagne en outre à être recensée dans des bases bibliographiques spécialisées faisant référence dans la communauté scientifique correspondante.
  

4.2 Consultation

Sauf clause de confidentialité, toute thèse doit au minimum pouvoir être consultée sous forme papier dans la bibliothèque de l'établissement ou par l'intermédiaire du prêt entre bibliothèques.

Par ailleurs, toute thèse déposée dans les conditions ci-dessus sera, sous réserve de l'accord de l'auteur, accessible sur Internet à l'initiative de l'établissement de soutenance. Un lien sera créé entre la notice catalographique et le document en texte intégral.

4.3 Thèses confidentielles

Le caractère confidentiel d'une thèse est déterminé par le président de l'université ou le directeur de l'établissement sur proposition du jury. Une thèse confidentielle n'est ni reproduite, ni communiquée ou diffusée avant la fin de sa période de confidentialité.

4.4 Production de substituts : microfiches et papier

Avec l'accord de l'auteur ou à sa demande, les universités ou d'autres opérateurs comme l'Atelier national de reproduction des thèses de Lille (ANRT) peuvent produire et commercialiser des substituts de la thèse (édition papier, microformes).

4.5 Archivage

Les établissements de soutenance ont la responsabilité de l'archivage de la thèse sous sa forme électronique (format d'archivage) et papier (dans la bibliothèque). Un archivage électronique de sécurité sera en outre assuré par le Centre informatique national de l'enseignement supérieur (CINES).

Formats informatiques compatibles avec RTF
Cette annexe et les modèles qui y sont joints doivent beaucoup au travail de l'équipe de la Cellule Edition Electronique de la division ERAD de l'Université Lumière Lyon 2.

 

1.Installation du modèle de document (fourni par le Service de la recherche de l'Université de Strasbourg)

Vous utilisez Word

Avec un ordinateur PC
Le modèle de document est accessible à partir du Bureau Nomade Etudiant. Il est possible également de le télécharger et de l'inclure dans les modèles de votre ordinateur.
Sous Windows 95, Windows 98, Windows NT ou 2000, il suffit de copier le fichier ThèseUrs.dot (à télécharger) dans le répertoire où sont stockés les modèles de documents de Microsoft :
Pour trouver cet emplacement (qui peut varier), dans Word ouvrir Menu "Outils" puis "Options" puis cliquer sur l'onglet "Dossiers par défaut" et regarder la ligne "Modèles utilisateur".
Avoir une copie de sauvegarde de ce fichier sur une disquette est prudent

Avec un ordinateur McIntosh

Copiez le fichier correspondant ( These_Mac.dot ) dans le répertoire contenant les modèles de document de Word (et non pas dans le répertoire des extensions de Word. ). En général il s'agit de : "Applications" puis "Word" et enfin "Modèles".


2. Création d'un document de type " Thèse " (sur PC avec Word)

2.1. Création d'un nouveau document

- cliquez sur le Menu Fichier, Nouveau ;
- dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez ThèseURS.dot , vérifiez que c'est bien l'option document (et non modèle) qui est sélectionnée dans la zone " créer un nouveau. ", puis validez.

Vous devez voir apparaître, en plus des barres d'outils prédéfinies de Word, la barre d'outils propre aux thèses :

Si elle n'apparaît pas, cliquez sur le menu Affichage, Barre d'outils et cochez le choix Thèses.

2.2. Application de la feuille de style à un document préexistant

- Cliquez sur le menu Format, Style automatique.
- Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le modèle ThèseURS , puis validez.
- Pour faire apparaître la barre d'outils propre aux thèses, cliquez sur le menu Affichage, Barre d'outils et cochez le choix Thèses.

3. Utilisation des styles prédéfinis

3.1. Appliquer un style

Par défaut, les styles sont appliqués à l'ensemble d'un paragraphe (texte, même très court, compris entre deux retours chariot). Il est donc inutile de sélectionner tout un paragraphe pour le styler ; il suffit de placer votre curseur n'importe où dans le paragraphe et de cliquer sur le style désiré.

Le style citation en ligne fait exception, il ne s'applique qu'à un extrait de texte situé dans un paragraphe normal, une liste, etc. Il est nécessaire de sélectionner l'ensemble de la citation avant de lui appliquer ce style.

Word propose plusieurs outils de vérification du style :

Le style courant est affiché dans la barre d'outils de mise en forme (barre d'outils présente par défaut).
De plus, il existe un mode d'affichage qui permet de visualiser tous les styles appliqués au texte dans la marge gauche de la fenêtre (il s'agit d'un mode d'affichage seulement, les noms des styles n'apparaissent pas lors de l'impression).

Pour obtenir un tel mode d'affichage, cliquez sur le menu Affichage, Normal, puis sur le menu Outils, Options.. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez l'onglet Affichage. Dans la dernière rubrique de cet onglet, consacrée à la fenêtre d'affichage, spécifiez la largeur de la zone de style (en général, 2 cm suffisent).

3.2. Description des menus

Menu " Page Titre "

Il regroupe tous les styles utilisés pour marquer les éléments de la première de couverture de la thèse.

NB : un style commun Faculté est utilisé pour les facultés, les instituts ou les centres.

Menu " Pages liminaires "

Les styles Dédicace et Epigraphe sont particuliers et alignés sur la droite de la page.
Les autres types de parties liminaires tels qu'avant-propos, avertissement, remerciements, etc., seront annoncés par l'utilisation du style Titre de partie liminaire et leur contenu sera stylé comme du texte normal.

Le style Titre de partie liminaire sera également utilisé pour rédiger les éléments de signalement suivants : résumé en français, titre en anglais, résumé en anglais, mots clés en français, mots clés en anglais, intitulé et adresse de l'unité où a été préparée la thèse (ou laboratoire de rattachement).
Le style Table des matières et liste est à utiliser pour les listes d'abréviations, de figures, de tableaux,. (uniquement si elles sont situées dans les parties liminaires).

Menu " Corps de la thèse "

Ce menu regroupe tous les types de titres que vous pourrez utiliser. Deux cas peuvent se présenter :
Votre thèse est divisée en parties. Il faudra alors toujours utiliser le style Partie pour votre premier niveau de division, y compris pour l'introduction et la conclusion.

Votre thèse n'est pas organisée en parties mais en chapitres. Vous utiliserez alors les styles Introduction, Titre 1 (Chapitre) et Conclusion pour styler votre premier niveau de division.
Chacun des autres styles Titre X est à utiliser en respectant les niveaux de division.

Menu " Listes "

Nous avons prévu plusieurs types de listes : les listes à puces , les listes numérotées, qui seront précédées d'un label (tiret, petit rond, lettre, numéro, etc.), les listes simples (sans label) qui correspondent à une simple énumération d'items et les " lexiques " qui devront être utilisés pour les listes d'abréviations, d'index ou toute autre type de liste dont le label est un texte.

Chaque fois qu'un élément de liste sera composé d'un label et d'un item (et non d'un item seul comme dans le cas des listes simples), ces deux éléments devront être séparés par une tabulation.
Dans le cas des listes à puces et des listes numérotées nous avons prévu la possibilité d'imbriquer deux listes. Les styles Liste à puces 1 et Liste numérotée 1 devront être utilisés pour les listes à un seul niveau ou pour les éléments d'une liste de premier niveau. Les styles Liste à puces 2 et Liste numérotée 2 sont eux prévus pour les éléments des listes de second niveau.
Le style Liste - Titre permet d'associer un titre à chaque liste de niveau 1.

Menu " Citations "

Trois styles de citations ont été définis :

Le style Citation en ligne permet de marquer un extrait de texte plongé dans un paragraphe. C'est le seul style qui ne s'applique pas à un paragraphe, mais uniquement au texte sélectionné.
Le style Citation en bloc simple permet de styler un paragraphe de citation en prose. Lorsque la citation est composée de plusieurs paragraphes, il ne faut pas utiliser de retour chariot (touche ENTREE), mais le retour à la ligne (combinaison de touche MAJ+ENTREE). En effet, l'utilisation d'un retour chariot normal entraînerait la scission de la citation en deux citations distinctes.
Le style Citation en bloc en vers est lui dédié aux citations en vers. Chaque strophe est séparée par un retour à la ligne normal, et, à l'intérieur d'une strophe, les vers sont séparés par la combinaison de touche MAJ+ENTREE.

Menu " Illustrations "

Les légendes sont utilisées pour tous les types d'illustrations ou de tableaux. La nature de l'illustration est donnée par le premier mot de la légende ; par exemple " Carte 5 : Carte de la région Rhône-Alpes ". Plusieurs mots clés sont prévus : figure, carte, schéma, planche, formule et tableau.

Différents styles sont prévus pour marquer la légende d'une illustration :
Le style Légende (normal) est à utiliser dans les cas les plus simples où il n'y a pas d'ambiguïté : un tableau, une illustration composée d'une unique image insérée dans le texte.
Le style Légende de Figure (cas critique) permet de marquer les éléments qui ont la valeur logique de figure mais qui ne sont pas constitués d'une simple image. Ce style peut par exemple servir pour les figures composées de plusieurs images éventuellement placées dans un tableau.
Le style Légende de Tableau (cas critique) permet par exemple de traiter les copies d'écran de tableaux réalisées avec d'autres logiciels que votre traitement de texte. Le premier mot de ce type de légende sera obligatoirement " tableau ".
Le style Figure doit être appliqué à toute image insérée dans le texte. Lorsqu'il est utilisé en association avec un style légende, la figure apparaîtra dans la liste des figures. Utilisé seul, ce style permet simplement d'ajouter une image dans le texte (cas de caractères spéciaux, de formules mathématiques.).
Le style Source permet d'associer à une image ou un tableau son origine en cas d'utilisation de matériel préexistant (source INSEE, IGN, etc.).

Menu " Pages annexes "

Deux types d'annexes ont été prévus : l'un permet de marquer la bibliographie, l'autre sert pour toutes les autres annexes.

Le style Bibliographie - Titre 1 correspond au titre de la partie bibliographie et ne peut apparaître qu'une seule fois ; les styles Bibliographie -Titre 2 à 4 vous permettront de hiérarchiser votre bibliographie ; enfin, le style Entrée bibliographique est dédié aux éléments de la bibliographie.
Chaque nouvelle annexe sera identifiée par l'utilisation d'un style Annexe - Titre 1 ; les styles Annexe Titre 2 et 3 permettent de hiérarchiser les annexes ; les annexes à proprement parler seront constituées de texte, images, tableaux ou autres et ne seront pas marquées par l'utilisation de styles propres.

3.3. Modification des styles

La feuille de style que nous vous proposons est volontairement très sobre. Nous avons souhaité qu'elle constitue pour vous une aide pour la structuration de votre document et non un frein à votre liberté de mise en page.
Vous avez la possibilité de modifier à volonté les paramètres de mise en page tels que marges, hauts et pieds de page, ainsi que les caractéristiques typographiques de chaque style.
Pour modifier un style, il vous suffit de cliquer sur le bouton style (ou bien sur le menu Format, Style.). La fenêtre suivante apparaît.

Pour modifier un style, sélectionnez-le dans la zone Styles de la fenêtre. Le bouton Modifier. vous donne accès à une seconde fenêtre dans laquelle vous pourrez spécifier tous les paramètres propres à chaque style (police, taille, retraits, espacement des lignes, etc.).
Notez qu'une modification apportée à un style se répercutera sur tous les éléments de texte portant ce style.
La seule contrainte que nous avons fixée porte sur le nom des styles. Nous vous prions de ne pas les modifier ; en effet ce sont eux qui sont analysés lors de la conversion de votre thèse.

4. Création de nouveaux styles

Vous avez aussi la possibilité de créer, si besoin est, de nouveaux styles. Nous vous demandons cependant de nous communiquer les noms de ces styles afin que nous puissions en tenir compte lors de la conversion de votre thèse en SGML, HTML et autres.
La création de style se fait par la même commande que la modification (bouton style ou menu Format, Styles. ). La même fenêtre de gestion des styles apparaît, il suffit de cliquer sur le bouton Nouveau. pour définir tous les paramètres de votre nouveau style. Nous vous conseillons de choisir autant que possible des noms de styles explicites.

(Ce guide d'utilisation du modèle de document "Thèse" peut-être téléchargé au format Acrobar Reader - pdf ) sur le site du Service de la recherche de l'Université de Strasbourg.